GDPR – Personvernerklæring


For oss som idrettsklubb gjelder følgende (utdrag fra veileder fra NIF, vedtatt 20.12.17):

”Norges Idrettsforbund og tilknyttede organisasjonsledd kan innhente og bruke slike opplysninger med hjemmel i «medlemsavtalen». Det betyr at når en person blir medlem i idretten har idretten lovlig grunnlag for registrering og behandling av nødvendige personopplysninger.”

”Dersom personen har oppgitt mobiltelefonnummer/e-postadresse, er dette å anse som et samtykke til at organisasjonsleddet kan kontakte vedkommende per e-post og SMS med bakgrunn i medlemsavtalen. ”

PERSONVERNERKLÆRING

Personvern, nettbasert behandling av personopplysninger

Denne personvernerklæringen gjelder for Frigg Oslo FK (organisasjonsnummer 974965372), heretter kalt «Frigg». Frigg er ansvarlig for lagring og behandling av personopplysninger som samles inn på nettsidene frigg.no, og andre medlemssystemer og betalingssystemer operert av klubben, som Spond, Vipps og Superinvite.

Informasjon innhentes og håndteres i overensstemmelse med bestemmelsene i GDPR (General Data Protection Regulation), den nye personvernsforordningen i EU som trer i kraft sommeren 2018.

Personopplysninger som samles inn og lagres

Vi lagrer informasjon om
– Navn
– Kontaktinfo (som epost, postadresse, telefonnummer)
– Fødselsdato og kjønn
– Hvilke medlemskap, treninger, treningsleire, kurs og arrangementer medlemmer har deltatt på
– Familierelasjoner

– Faktura- og betalingshistorikk

Hvordan informasjon innhentes?

Vi samler inn opplysninger gjennom skjemaer på våre nettsider og i registreringsskjema i andre elektroniske klubbverktøy. Skjemaer kan være innmeldingsskjema, påmeldingsskjema til aktiviteter, innsamling av kontaktinfo på lister, epost osv.

Formålet med informasjonen som innhentes

–        Administrasjon av klubbens medlemmer og aktiviteter

–        Tilby god medlemsservice og info om relevante aktiviteter til rett medlem til rett tid

–        Administrere påmeldinger, betalinger mv

–        Følge opp lisenser, forsikringer mv

Hvem behandler informasjonen?

Tilgang til personopplysninger er tilgangsstyrt. Ansatte og frivillige som har behov for tilgang til data for å kunne utføre sin jobb/verv vil få tilgang etter behov. Tilganger slettes når behovet er opphørt. Personer utenfor klubben vil ikke gis tilgang til personopplysninger. Unntaket for dette er representanter for systemeiere som nevnt i punktet under, for å ivareta support mv.

Av tredjeparter deles informasjon kun med overordnede ledd i idretten som NIF, NFF, NBF og i forbindelse med forsikringssaker knyttet til idrettens skadeforsikringer. Ingen andre tredjeparter får tilgang til personopplysninger.

Hvor lagres informasjonen?

Innhentet informasjon lagres i vårt medlemssystem levert av NIF (Norges Idrettsforbund), kalt Klubbadmin.

Eposter lagres i vårt kommunikasjons-system som brukes til medlemskommunikasjon, Spond.

Fakturerings- og betalingshistorikk lagres i vårt betalingssystem Superinvite.

Kontaktinfo for fotballspillere, trenere og lagledere legges inn i NFF sitt medlemssystem FIKS.

Kontaktinfo for andre idretter legges inn i SportsAdmin ved lisensregistrering.

Kontaktinfo for medlemmer legges inn i NIF sitt system KlubbAdmin.

Kontakt- og medlemsinfo lagres lokalt i passord- og tilgangsbaserte arkiver i klubbens datalager, basert på Microsoft Sharepoint. Det gis kun tilgang for enkeltpersoner i klubben etter en behovsbasert vurdering.

Hvordan slettes opplysningene?

Informasjon kan slettes på oppfordring fra medlem

Utlevering av informasjon til tredjepart

Personopplysningene deles ikke med utenforstående, kommersielle tredjeparter. Heller ikke klubbens sponsorer gis tilgang til medlemmers kontaktinfo. For deling av informasjon innenfor idrettens medlemssystemer, se ovenfor.

Rettigheter

Som medlem og bruker av IT-systemene våre har du rett til å kreve innsyn i personopplysningene som vi behandler om deg og hvordan de behandles. Du kan også kreve retting, sletting og begrensninger i behandlingen av personopplysninger i henhold til personopplysningsloven.

Dersom du mener at vi ikke har overholdt dine rettigheter i henhold til personopplysningsloven, har du rett til å klage til den aktuelle tilsynsmyndigheten. Dette gjøres ved å sende klage til Datatilsynet, kontaktinformasjon er tilgjengelig på www.datatilsynet.no.

Kontaktinformasjon

post@frigg.no

Frigg Oslo FK | Gydasv. 14, 0363 Oslo, | Postboks 5367 Majorstuen, 0304 Oslo