Beredskapsplan for Frigg Oslo Fotballklubb

Gjelder: Alle idrettsgrupper

Dokumentansvarlig: Daglig leder

Sist endret: Godkjent av styret 24.02.2021

1. Formål

Avlaste ledere og medlemmer i en krisesituasjon.
Sørge for konkret og skikkelig informasjon om det som har hendt – der informasjon kan gis.
Sørge for at klubbens deltakelse og oppfølgning av enkeltindivid og/eller grupper skjer på en verdig og ryddig måte.

2. Arbeidsprinsipper

Åpenhet

Konkret og skikkelig informasjon om det som har hendt når det kan gis. Dette for å unngå̊ rykter og individuelle antakelser.

Handling

Det forutsettes kjennskap til saken før noe iverksettes.

Respekt

Det må tas hensyn til de involvertes ønsker, reaksjoner og behov. Ulike situasjoner oppleves gjerne ulikt, og må takles deretter.

Beskyttende

I en krisesituasjon er de impliserte gjerne sårbare og har ikke alltid samme evne til å beskytte seg selv. Det er viktig å skjerme alle impliserte fra media.

3. Frigg Oslo faste beredskapsgruppe består av følgende personer:

Leder av hovedstyret
Nestleder
Daglig leder (sekretær)

4. Sentrale arbeidsoppgaver og veiledning for beredskapsgruppen

– Daglig leder varsler leder av hovedstyret, og leder arbeidet inntil beredskapsgruppen er etablert.

– Daglig leder/leder av beredskapsgruppen leder beredskapsmøtene.

– I situasjoner der nødetatene er involvert så rådes beredskapsgruppen å velge en med eget ansvarsområde for kommunikasjon med nødetater.

– Beredskapsgruppen dokumenterer alle møter og hendelser.

– Beredskapsgruppen bør suppleres med fagpersoner ved behov. Gruppen velger så sin leder ut fra kjennskap til saken og sakens karakter.

– Gruppens leder eller den som utpekes har all kontakt med media.

5. Veiledning for krisekommunikasjon

Krisekommunikasjon brukes for å ivareta alle berørte parter, samt for å unngå ryktespredning og konspirasjoner. Krisekommunikasjon er en stor del av krisehåndteringen og bidrar til å ivareta klubbens rykte. Videre ønsker Frigg Oslo å være åpne og ærlige.

I en situasjon der Frigg Oslo Fotballklubb må ut med informasjon til media rådes det å etablere egne kommunikasjonskanaler via klubben, eller daglig leder som representant (Nettside, Facebook, instagram) for å informere. Involverte i hendelsen samt pårørende skal skjermes fra media og ikke-involverte. Å kontakte fagpersoner rådes også her.

6. Følgende saker skal rapporteres direkte til beredskapsgruppen ved Daglig leder:

Kritikkverdige forhold (Vedlegg 1)
Seksuell trakassering og overgrep (Vedlegg 2)
Ulykker med alvorlige personskader eller død (Vedlegg 3)
Andre saker som kan medføre store mediaoppslag eller offentlig oppmerksomhet (Vedlegg 4 )
Melding om uventet dødsfall blant klubbens medlemmer (Vedlegg 5)

Dersom varselet om kritikkverdige forhold gjelder daglig leder skal leder av hovedstyret varsles.

7. Veiledning av de enkelte ulike sakene

Beredskapsgruppens faste medlemmer skal sørge for at det blir utarbeidet vedlegg til de nevnte saksområder, og andre saker som en ser det blir behov for. Det er naturlig at beredskapsgruppen tar kontakt med fagpersoner.