Vi ønsker at våre medlemmer i Frigg Oslo Fotballklubb sier ifra om uønskede hendelser og kritikkverdige forhold slik at Frigg Oslo Fotballklubb som idrettslag kan forbedre og utvikle seg. Vi ønsker en åpenhet i klubben som gir uttrykk for en sunn idrettskultur som både Frigg Oslo Fotballklubb og det enkelte medlem er tjent med. Frigg Oslo Fotballklubb skal legge til rette for at våre medlemmer skal føle seg trygge, ivaretatt og ha muligheten til å varsle om kritikkverdige forhold.
Det er ønskelig at medlemmer skal:
• ha mot til å si ifra
• ha respekt for den som sier ifra
• å ta ansvar og hjelpe idrettslaget til å rette opp forhold som har skjedd eller kan skje
En god rutine for varslinger av kritikkverdige forhold følger av Frigg Oslo FK sitt ansvar som arbeidsgiver etter arbeidsmiljøloven. For ansatte og midlertidig ansatte gjelder Arbeidsmiljøloven, se § 2A, for øvrige medlemmer / frivillige i Frigg Oslo FK gjelder retningslinjer fra Norges Idrettsforbund.
Formålet med denne rutinen er at kritikkverdige forhold håndteres på en forsvarlig måte og at både varsleren og den/de det blir varslet om ivaretas på en god måte.
Kritikkverdige forhold er forhold i Frigg Oslo FK som du er blitt kjent med, som har en viss allmenn interesse, som ikke er allment kjent eller tilgjengelige og som er eller kan være i strid med:
• lov for Frigg Oslo Fotballklubb
• klubbens etiske retningslinjer
• Idrettens verdigrunnlag (Idretten vil! 2019-2023 og idrettspolitisk dokument 2015-2019)
- Eksempler på kritikkverdige forhold:
Kritikkverdige forhold kan for eksempel gjelde trakassering[1] (seksuell trakassering omtales spesielt i pkt.6), uetisk atferd, mobbing, diskriminering, rusmisbruk, dårlig arbeidsmiljø,
Straffbare forhold som er til fare for personers liv og helse som den som varsler oppfatter at er forsvarlig å varsle om.
Når kritikkverdige forhold gjelder straffbare forhold skal daglig leder varsles, og saken anmeldes politiet. Straffbare forhold kan for eksempel være seksuelle overgrep, korrupsjon, økonomisk utroskap, lovbrudd m. m.
1.2. Hva som ikke omfattes av begrepet kritikkverdige forhold:
Kritikk av forhold som et medlem er uenig i kun fra sin personlige oppfatning regnes ikke som en varsling. Interne person- konflikter (f eks trener-spiller), uenighet om tildeling av økonomisk støtte, trenerkapasitet etc. omfattes heller ikke av begrepet.
2. Hvem kan varsle?
Alle som er medlem av idrettslaget, bistår på frivillig basis eller har et ansettelsesforhold (fast eller midlertidig) i Frigg Oslo FK.
- Hva bør et varsel inneholde:
fullt navn, men du kan velge å være anonym - Dato for rapportering
tidsrom, eventuelt dato og klokkeslett for observasjonen – konkret hva som er observert - Sted for handling
3. Til hvem varsles det?
Litt avhengig av hva og hvem varselet gjelder, men det kan varsles til nærmeste leder, trener, en annen utøver, en fortrolig person eller til daglig leder av Frigg Oslo FK. Varsles det til noen andre enn daglig leder skal varselet umiddelbart og uten opphold sendes til daglig leder jf. Beredskapsplanen.
Varselet loggføres, se eksempel og retningslinjer for logg 2.4 under diskriminering og seksuell trakassering eller overgrep. Loggeksempelet anbefales til alle typer varsler og hendelser.
Gjelder varselet daglig leder sendes det umiddelbart og uten opphold til leder av hovedstyret. Det er også anledning til å benytte NIFs varslingsordning.
4. Hvem gjør hva i Frigg Oslo Fotballklubb ved en varslingssak?
Varselet skal iht pkt. 3 sendes umiddelbart til daglig leder som skal, sammen med beredskapsgruppen, nøye vurdere innholdet i varselet. Kommer beredskapsgruppen frem til at mistanken er ubegrunnet må saken behandles på annen måte, og en må forsøke å stoppe eventuell sladder og hindre ryktedannelse.
4.1. Finner beredskapsgruppen, etter at undersøkelsen er gjennomført, mistanken begrunnet, og det er mistanke om at dette er en straffesak hører saken ikke lenger hjemme i Frigg Oslo Fotballklubb. Hvis mistanken gjelder seksuelle trakassering eller overgrep mot mindreårige bør de foresatte straks informeres, og de bør sammen med beredskapsgruppen bli enige om å anmelde saken til politiet. Se vedlegg til Beredskapsplan for Frigg Fotballklubb, plan B om retningslinjer mot seksuell trakassering og overgrep.
Ved straffesaker er det politiet som gjennom avhør og undersøkelser vurderer saken. Beredskapsgruppen skal ikke selv opptre som etterforskere. Det kan likevel være viktig å følge opp slike saker internt i klubben og ved en eventuell rettssak, for å «ta vare på» andre medlemmer både i støtteapparat og blant utøvere. Beredskapsgruppen må også vurdere om saken skal anmeldes for idrettens egne domsorgan.
Beredskapsgruppen må sørge for at taushetsplikten overholdes. Dette gjelder både i forhold til den som opplever seksuelle overgrep og den som blir beskyldt for slik oppførsel, samt i forhold til mulige sanksjoner.
5. Hvordan håndtere et varsel i Frigg Oslo FK?
Alle varsler om kritikkverdige forhold, også anonyme, skal tas alvorlig og gis prioritet. Varselet skal behandles i tråd med prinsippene for forsvarlig saksbehandling. Behandlingen skal være basert på konfidensialitet og fortrolighet. Saksbehandlingen skal være basert på skriftlighet, og varsleren skal få skriftlig tilbakemelding på at varselet er mottatt og informasjon om videre fremdrift.
Håndteringen av varselet skal ivareta krav om upartiskhet og habilitet. Varslingssaker vil ofte gjelde forhold av betydning for personlige interesser og integritet. Den som kommer i befatning med en varslingssak må være ekstra nøye på å vurdere sin egen tilknytning til funksjoner/personer og påstander som varslingssaken gjelder.
5.1. I innledningsfasen skal beredskapsgruppen vurdere om det trengs ytterligere informasjon og innhente dette, og saken skal gis prioritet. Beredskapsgruppen avgjør om det er et varsel om kritikkverdig forhold eller ikke.
5.2. I undersøkelsesfasen skal beredskapsgruppen vurdere bistand fra eksterne ressurser (fagpersoner).
– innkalle fagperson(-er)
– innkalle varsler, og den det er varslet om, samt vitner og andre berørte til samtaler (la de få mulighet til å ha med en støtteperson hvis ønskelig)
Husk at både varsler og den det varsles om skal ivaretas (for ansatte ligger dette ansvaret hos nærmeste leder).
5.2.1. Før møtet starter skal det orienteres om at:
– samtalen/intervjuet er basert på frivillighet (gjelder det ansatte er de pliktig til å bidra
jf. Arbeidsmiljøloven)
– opplysninger som fremkommer i samtalen/intervjuet vil bli behandlet fortrolig men at påstander som retter seg mot andre personer om nødvendig vil forelegges disse
– referat fra samtalen/intervjuet vil bli utarbeidet og fremlagt for gjennomlesning – endelig referat kan bli brukt i saken
5.3. Ved gjennomføring av undersøkelsen påse at:
– påstander som retter seg mot enkeltpersoner forelegges han eller hun slik at vedkommende får komme med sitt syn (kontradiksjon)
– se til at sensitive personopplysninger blir behandlet i tråd med personopplysningsloven, (se Personopplysningsloven (ppl) og personopplysningsforskriften kap 2 )
5.4. Konklusjon og oppfølgningsfasen: – informere varsler og den det er varslet om, om sakens utfall – vurdere og gjennomføre forbedringstiltak
– avslutte saken og makulere sensitiv informasjon
[1] Både likestillingsloven, diskrimineringsloven og arbeidsmiljøloven forbyr trakassering.
